| 1 | 組織の設置及び改廃に関する事項 | (1)大学の沿革 | 1)本学の沿革記録に関する文書で重要な文書 | 無期限 | ・東京農工大学設立事務引継書・他機関との協定書及び覚書の正本 |
| (2)教育組織 | 1)教育組織の設置及び改廃に関する文書 | 30年 | ・設置計画書・設置報告書・検討WG等資料及び議事記録 |
| (3)研究組織 | 1)研究組織の設置及び改廃に関する文書 | ・概要説明資料・検討WG等資料及び議事記録 |
| (4)学内施設 | 1)学内施設の設置及び改廃に関する文書 | ・概要説明資料・検討WG等資料及び議事記録 |
| (5)事務組織 | 1)事務組織の設置及び改廃に関する文書 | ・事務組織検討会関係資料 |
| 2 | 法人の登記に関する事項 | (1)登記及び印鑑登録 | 1)法人の登記及び印鑑証明に関する文書 | 無期限 | ・登記申請書・(法人印)印鑑(改印)届出書・法人印の印影登録書 |
| (2)証明 | 1)法人登記に係る諸証明に関する文書 | 3年 | ・履歴事項全部証明書交付申請書 |
| 3 | 中期目標及び中期計画等に関する事項 | (1)中期目標、中期計画等 | 1)本学の中期計画、中期目標に関する文書 | 30年 | ・中期目標・計画 |
| (2)組織の評価 | 1)本学の自己点検・評価及び外部評価に関する文書 | 30年 | ・自己点検・評価関係書類・認証評価関係書類 |
| 2)外部機関からの照会・通知等 | 5年 | ・(財)大学基準協会又は大学改革支援・学位授与機構からの照会・通知等 |
| 3)教員の活動評価に関する文書 | 10年 | ・教員の活動評価結果 |
| 4 | 規則等の制定及び改廃に関する事項 | (1)規則制定及び改廃 | 1)法律・規則・通達等で学内規則等の規範となる文書 | 30年 | ・法令改正等通知 |
| 2)学内規則等の制定・改廃に関する文書 | ・諸会議審議資料(新旧対照表、説明資料)・学長決裁文書 |
| 5 | 人事に関する事項 | (1)任免 | 1)人事記録 | 常用 | ・人事記録 |
| 2)学長選考・監察会議の記録に関する文書で重要なもの | 30年 | ・学長選考・監察会議資料及び議事記録・意向調査関係資料 |
| 3)部局長等の選考に関する文書 | ・部局長等選考結果報告書・選挙管理委員会資料 |
| 4)職員の任免、分限及び懲戒に関する文書で重要なもの | 常用 | ・履歴書(原本)・休職理由書・懲戒審査資料 |
| 5)職員の任免、分限及び懲戒に関する文書(常用又は5年に該当するものを除く。) | 30年 | ・給与算定調書・選考結果報告書 |
| 6)職員の任免、分限及び懲戒に関する文書で軽微なもの | 5年 | ・非常勤職員上申書類控 |
| 7)名誉教授の称号授与に関する文書 | 30年 | ・称号授与申出書・称号授与決定通知 |
| 8)労使関係に関する文書 | ・労使協定・就業規則(変更)届 |
| 9)連合農学研究科の兼職に関する文書 | 10年 | ・兼職発令関係資料 |
| (2)給与手当 | 1)給与決定に関する文書 | 10年 | ・昇給発令関係資料・昇格発令関係資料 |
| 2)退職手当に関する文書 | ・退職発令関係資料・退職手当額計算書・退職所得の受給に関する申告書 |
| 3)諸手当の認定に関する文書 | 当該認定要件を具備しなくなってから5年 | ・各種手当認定簿・各種当申請書・各種手当決裁文書 |
| 4)職員の給与に関する文書 | 5年 | ・給与簿・給与支払計算書・住民税異動届出書 |
| 5)源泉徴収に関する文書 | 8年 | ・源泉徴収票控・給与所得の源泉徴収票等の法定調書・報酬料金等支払調書 |
| 6)所得税に関する申告書 | 8年 | ・給与所得者の扶養控除等(異動)申告書 |
| (3)勤務時間 | 1)職員の勤務時間管理に関する文書 | 5年 | ・超過勤務等命令簿・勤務時間報告書・出勤簿及び休暇簿・育児介護休業等申出書・長期療養等報告書 |
| (4)労働安全衛生 | 1)放射線業務従事者に関する文書 | 無期限 | ・放射線業務従事者の健康診断結果報告書 |
| 2)特別管理物質に関する文書 | 30年 | ・特別管理物質取扱従事者の作業記録及び健康診断結果報告書・特別管理物質取扱作業場の作業環境測定結果報告書 |
| 3)安全衛生に関する文書 | 10年 | ・産業医選任報告書・衛生管理者選任報告書 |
| 4)労働災害等に関する文書 | 5年(労働災害に関するものは完結の日から5年) | ・療養補償給付請求書・休業補償給付請求書・第3者行為災害届 |
| ・公務災害認定申請書・福祉事業申請書・国家公務員災害補償決定通知 |
| 5)職員の健康管理に関する文書で重要なもの | 5年 | ・健康診断結果報告書 |
| 6)職員の健康管理に関する文書(5年に該当するものを除く。) | 3年 | ・定期健康診断実施通知・共済組合人間ドック実施通知・全国健康保険協会生活習慣病予防健診実施通知・特定健康診査実施通知・作業環境測定結果報告書 |
| (5)福利厚生 | 1)福利厚生事業等に関する文書 | 3年 | ・事業報告書・福利厚生事業実施計画書・福利厚生事業実施報告書 |
| 2)財産形成貯蓄・団体保険に関する文書 | 5年 | ・財産形成貯蓄等請求書・財産形成貯蓄等実施調査報告書・団体保険加入通知書 |
| 3)健康保険・厚生年金保険に関する文書 | 完結の日から2年 | ・健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届・健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額算定基礎届 |
| 4)雇用保険に関する文書 | 完結の日から4年 | ・雇用保険被保険者資格取得届・雇用保険被保険者離職証明書 |
| (6)その他 | 1)栄典・表彰に関する文書 | 10年 | ・叙位叙勲申出文書・功績調書回答文書・学外表彰推薦文書・永年勤続表彰者通知 |
| 2)転任者の人事及び給与に関する文書 | 転任後5年 | ・出勤簿・休暇簿 |
| 3)男女共同参画推進に関する文書 | 5年 | ・一般事業主行動計画・ベビーシッター育児支援事業に係る申請書 |
| 4)職員の苦情相談等に関する文書 | ・苦情申立資料 |
| 5)人事評価に関する文書 | 3年 | ・人事評価シート |
| 6)研修に関する文書 | ・学内研修実施通知書・サバティカル制度利用許可書・放送大学集団入学出願文書・学外研修通知書 |
| 7)資格審査に関する文書 | 10年 | ・審査依頼書・審査結果報告書 |
| 8)兼業に関する文書 | 3年(役員兼業及び自営兼業に関するものは兼業の終了した日から3年) | ・兼業申請・届出書・役員兼業審査関係資料・自営兼業承認申請書 |
| 9)身分証明書に関する文書(学生に関するものを除く。) | 3年 | ・在職証明書 |
| 6 | 財務又は資産及び施設に関する事項 | (1)財務諸表及び資金計画等 | 1)総勘定元帳及び財務諸表に関する文書 | 無期限 | ・総勘定元帳・財務諸表・事業報告書・決算報告書 |
| 2)資金計画及び収支予算に関する文書 | 10年(借入金関係書類にあっては償還終了後10年) | ・長期借入金償還計画・長期借入金認可申請・予算配分通知 |
| (2)外部資金等 | 1)概算要求に関する文書 | ・概算要求書 |
| 2)寄附金、共同研究、補助金、受託研究、受託事業、科学研究費補助金、特別研究員等の契約に関する文書 | 契約の有効期間終了後20年 | ・共同研究契約書・受託研究契約書 |
| 3)寄附金、共同研究、補助金、受託研究、受託事業、科学研究費補助金、特別研究員等の申請・報告に関する文書 | 10年 | ・各種申込書・研究計画調書・各種収支簿・各種報告書・各種証憑書類 |
| (3)出納 | 1)会計上の伝票及び証憑に関する文書 | 7年 | ・見積書・納品書・請求書 |
| 2)会計補助簿 | ・現預金出納帳・有価証券台帳 |
| 3)寄附金税額控除に関する文書 | ・寄附者名簿 |
| 4)旅行命令に関する文書 | 5年 | ・旅行命令伺・出張報告書・旅費計算書 |
| 5)消費税に関する文書 | ・消費税及び地方消費税の確定申告書 |
| 6)債権発生に関する文書 | ・債権発生通知書 |
| 7)出納員の現金(小切手含む。)出納に係る書類 | ・領収証書原符・小切手原符 |
| (4)契約 | 1)かしの修補等の請求の際に必要となる文書 | 10年 | ・設計図書 |
| 2)契約に関する文書 | 7年 | ・契約書・入札書・予定価格調書・入札公告・政府調達に係る官報掲載関係書類 |
| 3)工事の設計積算、請負契約、設計監理委託及び施工管理に関する文書 | 5年 | ・契約原簿 |
| 4)工事契約・施工に係る報告に関する文書 | 3年 | ・施工報告 |
| 5)通関に関する書類 | 7年 | ・輸出許可通知書・送付状・インボイス・AWB |
| (5)資産管理 | 1)国有財産台帳及び固定資産台帳 | 無期限 | ・国有財産台帳・固定資産台帳 |
| 2)不動産の取得、管理及び処分に関する文書で特に重要なもの | ・土地交換契約書・土地筆界承諾書・土地等の売買に関する契約書 |
| 3)不動産の取得、管理及び処分に関する文書(無期限に該当する文書を除く。) | 10年 | ・補償工事引渡書 |
| 4)防火管理に関する文書 | ・消防計画届出書・危険物保安監督者選任届出書 |
| 5)不動産の使用に関する文書 | 5年 | ・不動産貸借契約書 |
| 6)固定資産税に関する文書 | ・固定資産税明細書 |
| 7)物品の取得、管理及び処分に関する文書 | ・物品使用貸借契約書・物品の譲渡承認書 |
| 8)宿舎に関する文書 | 3年 | ・宿舎貸与申請書・宿舎明渡猶予申請書・宿舎住居証明申請書・宿舎明渡届 |
| 9)施設、公用車の維持管理に関する文書(定期点検の結果の記録に関するものを除く。) | 1年 | ・武蔵野荘使用申込書・予備乗用車使用申請書及び記録簿 |
| (6)その他 | 1)会計実地検査に関する文書 | 10年 | ・会計実地検査調書 |
| 2)計算証明に関する文書 | 5年 | ・合計残高試算表 |
| 3)会計監査人の選出に関する文書 | ・会計監査人の選出について |
| 4)各種受払等に関する文書 | ・生産物受払簿・タクシー券払出請求書 |
| 7 | 諸会議に関する事項 | (1)役員会 | 1)役員会の記録に関する文書 | 30年 | ・役員会資料及び議事要旨 |
| (2)経営協議会 | 1)経営協議会の記録に関する文書 | ・経営協議会資料及び議事記録 |
| (3)教育研究評議会 | 1)教育研究評議会の記録に関する文書 | ・教育研究評議会資料及び議事記録 |
| (4)役員・部局長・評議員懇談会等 | 1)役員・部局長・評議員懇談会等に関する文書 | 5年 | ・役員・部局長・評議員懇談会資料 |
| (5)教授会及び運営委員会等 | 1)教授会及び運営委員会等の記録に関する文書 | 30年 | ・資料及び議事記録 |
| (6)その他 | 1)各種委員会又は会議の記録に関する文書で重要なもの | 10年 | ・各種委員会、会議議事録 |
| 2)学長会議、事務局長会議、部課長会議、その他部局の長が参加する会議に関する文書で重要なもの | 5年 | ・会議資料 |
| 3)各種委員会又は会議の記録に関する文書(10年に該当するものを除く。) | ・各種委員会、会議資料 |
| 4)各種委員会又は会議の任免に関する文書 | ・選考結果通知 |
| 5)学長会議、事務局長会議、部課長会議、その他部局の長が参加する会議に関する文書(5年に該当するものを除く。) | 1年未満 | ・開催通知 |
| 8 | 教育及び学生生活に関する事項 | (1)入学試験 | 1)入学者の選抜及び成績考査に関する文書 | 5年 | ・出願書類・答案 |
| (2)学務関係 | 1)学籍等に関する文書 | 常用 | ・学籍簿・成績簿 |
| 2)学位記の発行台帳 | ・学位授与台帳 |
| 3)授業科目の履修に関する文書で重要なもの | ・学生便覧・履修案内・シラバス |
| 4)学位授与に関する文書 | 30年 | ・卒業修了者名簿 |
| 5)入学手続に関する文書で重要なもの | 10年 | ・学生カード・誓約書 |
| 6)入学手続きに関する文書(10年に該当するものを除く。) | 5年(協定にあっては失効後5年) | ・卒業証明書・納入金確認票 |
| 7)授業科目の履修に関する文書(常用に該当するものを除く。) | ・学年暦・時間割・履修登録確認票 |
| 8)課外教育の実施に関する文書で重要なもの | ・単位互換協定・特別研究生交流協定 |
| 9)定期試験に関する文書 | ・定期試験簿 |
| 10)休講に関する文書 | 3年 | ・休講通知簿 |
| 11)課外教育の実施に関する文書(5年に該当するものを除く。) | ・教育実習・介護等体験関係資料・学外研究届 |
| (3)学生生活関係 | 1)学生の懲戒等身分の異動に関する文書で重要なもの | 30年 | ・懲戒処分書・退学通知書 |
| 2)学生の懲戒等身分の異動に関する文書(30年に該当するものを除く。) | 10年 | ・懲戒委員会議事録 |
| 3)日本学生支援機構及びその他育英団体の奨学金に関する文書で重要なもの | ・申請書・返還誓約書 |
| 4)学生寄宿舎等の学生の入退寮に関する文書で重要なもの | ・入寮願・入寮選考資料 |
| 5)日本学生支援機構及びその他育英団体の奨学金に関する文書(10年に該当するものを除く。) | 5年 | ・日本学生支援機構からの文書 |
| 6)学生寄宿舎等の学生の入退寮に関する文書(10年に該当するものを除く。) | ・退寮願・入寮者名簿 |
| 7)入学料、授業料等の免除に関する文書で重要なもの | ・入学料・授業料免除願・選考資料 |
| 8)健康診断票、学生相談記録等学生の健康管理に関する文書 | ・学生保健記録カード |
| 9)学生証等各種証明書発行に関する文書 | ・各種証明書申請書・学生証発行関係資料 |
| 10)学生団体に関する文書で重要なもの | ・部員名簿・サークル紹介 |
| 11)学生教育研究災害傷害保険等に関する文書 | ・保険金請求書・加入者名簿 |
| 12)学生生活に関する文書 | ・事故・事件・災害発生報告書 |
| 13)入学料、授業料等の免除に関する文書(5年に該当するものを除く。) | 3年 | ・免除者名簿 |
| 14)健康診断票、学生相談記録等学生の健康管理に関する文書(5年に該当するものを除く。) | ・学生相談記録・定期健康診断実施通知 |
| 15)学生団体に関する文書(5年に該当するものを除く。) | ・活動報告 |
| 16)福利厚生施設の利用に関する文書 | ・利用申込書 |
| 17)学生の生活支援に関する文書 | ・学生生活GUIDE |
| (4)就職 | 1)学生の就職先に関する文書で重要なもの | 5年 | ・進路状況調査票 |
| 2)学生の就職先に関する文書 | 3年 | ・進路・就職相談日誌・求人票・推薦状 |
| 9 | 国際交流に関する事項 | (1)国際学術交流協定 | 1)国際学術交流協定の手続きに関する文書(協定書正本を除く。) | 失効後10年 | ・関係資料 |
| (2)国際事業等 | 1)国際交流事業等に関する文書(国際学術交流協定に関するものを除く。) | 10年 | ・カブール大学復興支援関係書類 |
| (3)海外派遣 | 1)渡航に関する文書 | 3年 | ・公用パスポート、査証取得等関係書類 |
| (4)安全保障管理 | 1）輸出管理に係る文書 | 7年 | ・該非判定、経済産業省への輸出許可申請関係書類 |
| 10 | その他の事項 | (1)政府関係事業 | 1)政府が実施する国家的事業で本学が関与する文書 | 30年 | ・関係資料、記録 |
| (2)国内法・条例及び国際法等に基づく申請等 | 1)国際規制物資に関する文書 | 無期限 | ・記録簿 |
| 2)関係法令等に基づく申請・報告等に関する文書 | 10年 | ・地球温暖化対策計画書 |
| 3)関係法令等に基づく検査・調査等に関する文書 | ・特定病原体管理状況調査関係文書 |
| (3)文書等管理 | 1)法人文書ファイル管理簿 | 常用 | ・法人文書ファイル管理簿 |
| 2)法人印の制定、廃止及び改刻に関する文書で重要なもの | ・法人印管理簿 |
| 3)文部科学省からの諸令達・通達及び往復文書で重要なもの | 10年 | ・諸令達 |
| 4)法人文書の管理に関する文書(法人文書ファイル管理簿を除く。) | 5年 | ・公文書管理法施行に伴う説明会資料 |
| 5)法人文書の情報公開に関する文書 | ・開示請求書・開示決定通知書 |
| 6)保有個人情報の開示に関する文書 | ・開示請求書・開示決定通知書 |
| 7)文部科学省からの諸令達・通達及び往復文書(10年に該当するものを除く。) | ・諸令達 |
| 8)文部科学省以外からの照会及び回答等で重要なもの | ・各種照会 |
| 9)文書処理に関する表簿 | ・文書件名簿 |
| 10)法人印の制定、廃止及び改刻に関する文書(常用に該当するものを除く。) | ・法人印作成起案文書 |
| 11)法人印使用簿 | ・法人印使用請求簿 |
| 12)郵便発送、学内便業務に関する文書 | ・郵便物発送内訳書・特殊郵便受渡簿・学内便授受簿 |
| 13)学内通知文書 | 1年 | ・各種通知 |
| 14)文部科学省以外からの照会及び回答等(5年に該当するものを除く。) | 1年未満 | ・各種照会 |
| (4)広報関係 | 1)本学が発行する広報誌・学報・職員録等(保存用) | 30年 | ・学報・大学概要・大学案内 |
| 2)本学が発行する広報誌・学報・職員録等(保存用を除く。) | 5年 | ・ニュースレター |
| 3)広報に関する文書で重要なもの | ・公開講座実施計画書・公開講座実施報告書 |
| 4)社会貢献に関する文書で重要なもの | ・東京農工大学と地域を結ぶネットワーク事業実施計画書・東京農工大学と地域を結ぶネットワーク事業実施報告書 |
| 4)図書館広報誌等の作成に関する文書 | 3年 | ・図書館ガイド |
| 5)広報に関する文書(5年に該当するものを除く。) | ・学外進学相談会申込書 |
| 6)社会貢献に関する文書(5年に該当するものを除く。) | ・中学生職場体験受入れ依頼 |
| (5)訴訟 | 1)訴訟に関する文書 | 訴訟終結後10年 | ・口頭弁論期日呼出及び答弁催告状・訴訟委任状 |
| (6)蔵書・資料 | 1)蔵書目録 | 無期限 | ・図書雑誌目録・台帳・図書原簿 |
| 2)図書資料に関する基準等に関する文書 | 10年 | ・東京農工大学図書館「資料取扱基準」 |
| 3)資料の寄贈及び交換に関する文書 | 5年 | ・無償譲渡関係書類 |
| 4)文献複写申込に関する文書 | 3年 | ・文献複写申込書・学外文献複写申込書 |
| 5)図書館利用申込及び資料の閲覧、貸出等に関する文書 | 1年 | ・図書館利用者カード申請書・資料閲覧願 |
| (7)調査統計 | 1)各種統計調査に関する重要な文書 | 10年 | ・学校基本調査・大学院活動状況調査・学術情報基盤実態調査 |
| 2)図書館利用統計 | 5年 | ・身分別分類別貸出統計表・入館者記録票 |
| 3)各種統計調査に関する文書(10年に該当するものを除く。) | 5年 | ・外部機関からの調査依頼及び回答文書 |
| (8)式典等 | 1)入学式、卒業式、修了式、学位記授与式その他大学で主催する記念行事に関する文書 | ・学内外への開催通知及び協力依頼・式次第及び進行表 |
| 2)名誉博士に関する文書 | ・審議資料・決裁文書 |
| (9)特許 | 1)発明、特許出願等に関する文書 | 20年又は権利消滅から3年 | ・発明届出書(権利譲渡証を含む)・承認の可否決定通知(写し)・特許出願申請書(願書)・共同出願契約書・譲渡契約書 |
| 2)特許権等の実施権設定に関する文書 | 失効後5年 | ・実施許諾契約書・学内決裁文書 |
| (10)監査 | 1)監事監査又は内部監査に関する文書で重要なもの | 10年 | ・監査結果報告書 |
| 2)監事監査又は内部監査に関する文書(10年に該当するものを除く。) | 5年 | ・監査資料 |
| (11)その他 | 1)各種帳簿等、業務の運用等に関する文書で、常用とすべきもの | 常用 | ・各種帳簿・業務マニュアル |
| 2)情報システムに関する文書 | 5年 | ・システム導入関係資料 |
| 3)学術講演会の実施に関する文書 | ・実施計画書 |
| 4)後援名義に関する文書 | ・共催名義使用申請書、許可書・ブランドマーク使用申請書、許可書 |
| 5)動物医療センター及び小金井動物救急医療センターの診療事務に関する文書 | ・診療記録・予約受付簿 |
| 6)慶弔に関する文書 | ・電報起案簿(生花注文含む。) |
| 7)他機関との協定(国際学術交流協定を除く。)及び覚書の手続きに関する文書(協定書及び覚書の正本を除く。) | 失効後5年 | ・締結に係る決裁文書・報道発表資料 |
| 8)陳情・誓願に関する文書 | 1年 | ・陳情書、記録 |
| 9)週間・月間予定 | 1年未満 | ・週間行事予定表・月間行事予定表 |
| 10)会議室などの使用に関する文書 | ・会議室予約表 |