会議等の運営について

制定:平成18年4月18日
一部改正:平成21年4月6日
学 長 裁 定

      本学における会議等の運営について、下記のとおり取り扱うこととする。

(1) 時間管理について

  1. 各種会議・委員会及び事前の打ち合わせは、真にやむを得ない場合を除き、勤務時間内に開始し、終了するものとする。
  2. 開催通知には、開始時刻と終了予定時刻を明記する。 また、会議時間は90分以内を原則とし、報告事項及び協議事項を精選するとともに事項の順番にも留意する。
  3. 報告案件は、極力簡便な説明に努め、会議時間の短縮を図る。なお、必要に応じ適宜、説明を省略できるものとする。

(2) 運営方法について

  1. 効率的な観点から、メール会議又は多地点遠隔システム会議を積極的に活用する。
  2. 委員長又は座長等の権限を各委員会等において定め、会議開催回数を減らす。
  3. 委員会等に、特定の事項の審議にのみ専門的な立場から加わる「専門委員」を置くことができるものとする。
  4. 部会、全学委員会、小委員会等において、審議事項が往復、重複する煩雑さを避けるため、下位の委員会等の議決を上位の委員会の議決とする規定を活用し、審議を効率的に行う。
  5. 案件によっては、選出母体への持ち帰りがなく審議・決定できるように、選出母体において委員の職務を明確にし、委員に権限を付与する。
  6. 選出母体を有する委員等は、常に審議事項等の情報を選出母体に遅滞なく報告するものとする。
  7. 会議決定事項については、個人情報は除き、Web等を利用して情報公開を行う。
  8. 陪席者についても、各委員会において精選する。ただし、会議に関する情報が必要な部署等に伝わることを前提とする。

         

(3) 会議資料について

  1. 可能な限り資料は電子化し、PC、プロジェクター等を活用した会議運営を原則として、ペーパーレス化を図る。
  2. 資料、議事記録についてはグループウェア等を利用して、情報の共有化、文書情報の蓄積化を図る。

(4) その他

  1. 部局委員会の開催時期の統一を図り、審議の迅速化を図る。
  2. 議事記録の作成にあたっては、その必要性等を勘案しつつ、各担当委員会等において、簡素化を検討する。
  3. 会議・委員会については、定期的に調査・点検を行い、本ルールを含めて必要に応じて見直す。